Цели курса
Курс дает выпускникам возможность работать как в должности менеджера, секретаря, секретаря-референта, помощника бухгалтера, так и в должности помощника руководителя. Программа охватывает многочисленные аспекты знаний, которые могут понадобиться специалистам в той или иной области. Продолжительность курса — 5 месяцев при нагрузке 3 занятия в неделю.
Система организации занятий
Программа курса представляет собой сорок лекционных и восемьдесят практических занятий. Лекционные занятия проводятся раз в неделю, практические – два раза в неделю. Длительность обоих видов занятий составляет 1 час 30 минут (два академических часа).
План курса
Работа офиса.
ТЕМА № 1. Порядок организации работы офиса.
Общие сведения о профессии: история, роль офис-менеджера в деятельности организации. Знакомство с должностной инструкцией. Пожелания и требования руководителя к офис-менеджеру. Общие правила планирования рабочего дня руководителя. Осуществление контроля над работой офиса. Организация рабочего места офис-менеджера и первый рабочий день.
ТЕМА № 2. Правила общения по телефону.
Психологические аспекты общения по телефону. Общение с «проблемными» абонентами. Подготовка к беседе по телефону, содержание разговора. Исходящие и входящие звонки. Порядок фиксирования полученной информации.
ТЕМА № 3. Порядок приема посетителей.
Приемная: оформление, необходимое оборудование. Деловые встречи и прием по личным вопросам. Главные аспекты и правила общения с посетителями. Особо важные посетители, делегации: правила приема. Общение с «проблемными» посетителями.
ТЕМА № 1.Общие сведения.
- Регламентация работы по делопроизводству. Нормативно-методическая база.
- Управленческая деятельность предприятия. Ведение документации.
- Делопроизводство. Основные термины и задачи.
- Документы на основе ГОСТ. Требования к оформлению. Специфика унификации.
- Элементы имиджа организации. Требования к фирменным бланкам.
- Реквизиты документа: состав и расположение.
ТЕМА № 2. Порядок документирования
Классификация документов.
ТЕМА № 3. Механизм документирования управленческой деятельности: Организационно-распорядительные документы.
- Организационная документация. Учредительные документы, составление штатного расписания, оформление локальных нормативных актов. Правила, инструкции и положения.
- Распорядительная документация: распоряжения, приказы, решения.
- Оформление выписок из документов, порядок заверения копий.
- Информационно-справочные документы.
- Оформление протокола, акта, справок. Составление служебной и докладной записок.
- Деловые письма: оформление и структура. Требования к тексту. Специфика языка и стиля.
ТЕМА № 4.Порядок организации работы с документами.
- Схема документооборота.
- Входящие документы: получение и обработка.
- Механизм создания проектов документов. Исходящие документы, порядок работы с ними.
- Внутренние документы. Регистрационные формы работы.
- Порядок контроля над исполнением документов.
- Систематизация документов. Основные виды документов: сроки хранения.
- Оформление обложки дела временного и постоянного хранения. Правила текущего хранения документов.
- Порядок формирования и оформления дел. Разработка номенклатуры дел.
- Порядок подготовки дел к архивированию. Опись дел.
- Экспертиза ценности документов. Правила уничтожения дел.
ТЕМА № 5.Оптимизация делопроизводства.
- Современные методы работы с документами. Инструкции по делопроизводству.
- Неправомерные действия с документами: ответственность за нарушения.
- Практические занятия. Печать и оформление документов на ПК
